jueves, 2 de diciembre de 2010

TABLAS, GRAFICOS,ORGANIGRAMAS Y FORMAS

TRABAJAR CON TABLAS

En una diapositiva además de insertar texto, gráficos, etc. también podemos insertar tablas que nos permitirán organizar mejor la información. Como podrás comprobar a continuación las tablas de PowerPoint funcionan igual que en Microsoft Word.



Crear una tabla
Para insertar una tabla en una diapositiva sigue estos pasos:
Despliega el menú Tabla de la pestaña Insertar.

-Si lo haces a través de la opción Insertar tabla te aparecerá una ventana en la que podrás indicar el número de columnas y filas.
Una vez determinado el tamaño de la tabla pulsa Aceptar y aparecerá una tabla en la diapositiva junto con una nueva barra de herramientas que te permitirá personalizar la tabla.






-Otra opción para crear la tabla es desplegar el menú y establecer su estructura utilizando la rejilla.
Los cuadros naranjas delimitan el tamaño de la tabla que aparece indicado en la cabecera del listado.

Para insertar texto en la tabla únicamente sitúate en el recuadro (celda) donde quieras escribir, el cursor se convertirá en un punto de inserción y podrás empezar a escribir.
Puedes aplicar al texto de las celdas las mismas opciones de formato que hemos visto en el tema 9. Por ejemplo se puede subrayar, cambiar su tamaño, el color de la fuente, justificar al centro, etc...
Para cambiar de celda puedes hacerlo con las flechas o con la tecla de Tabulador.



Eliminar una tabla, fila o columna
-Para eliminar una tabla tienes que hacer clic sobre uno de los bordes de la tabla para seleccionarla y pulsar SUPR.
-Para eliminar una fila sitúate en alguna de las celdas de la fila a eliminar y en la pestaña Presentación selecciona la opción Eliminar filas.
-Para eliminar una columna sitúate en una de las celdas que pertenezcan a la columna que quieras eliminar y en la pestaña Presentación selecciona la opción Eliminar columnas.
-Si quieres eliminar dos o más columnas o filas al mismo tiempo solo tienes que seleccionar varias celdas utilizando la tecla SHIFT(Mayus) y después elegir Eliminar filas o Eliminar columnas.



Insertar filas o columnas
Al igual que podemos eliminar filas y columnas también podemos insertar nuevas filas o columnas en una tabla que ya tenemos creada y que por cualquier motivo tenemos que ampliar.

-Para insertar una nueva fila primero tenemos que saber a qué altura de la tabla queremos insertarla, después nos situaremos en alguna celda de la fila más próxima al lugar donde queremos insertar la nueva fila, a continuación utilizaremos las opciones Insertar filas en la parte inferior (por debajo de la fila en la que nos encontramos) o Insertar filas en la parte superior (por encima de la fila en la que nos encontramos).
-Para insertar una nueva columna el proceso es similar.
Sitúate en la columna más cercana al lugar donde quieras insertar la nueva columna, después selecciona una opción de la pestaña Presentación: Insertar columnas a la izquierda o Insertar columnas a la derecha según donde quieras situar la nueva columna.



Bordes de una tabla
Modificar el formato de una tabla consiste en modificar su aspecto cambiándole por ejemplo el color, los bordes, etc.
A continuación veremos cómo podemos cambiar el color y los bordes de una tabla.
Para poder modificar una celda primero deberemos hacer clic sobre ella o seleccionar varias a la vez.

-En la pestaña Diseño, que se encuentra agrupada en Herramientas de tabla, puedes elegir qué bordes quieres mostrar desplegando el menú Bordes.
Puedes establecer el formato de estos bordes desde la sección Dibujar bordes.
Como puedes ver en la parte derecha de la banda aparecen estas opciones: Color de la pluma,Dibujar tabla,Borrador,-------------,1 pto------.
Estas te permitirán modificar el estilo que quieres aplicar a los bordes.
Elige el ancho o grosor del borde que quieres ponerle a la tabla utilizando el segundo desplegable.
Selecciona después el color desplegando la lista y haciendo clic sobre el que te gusta del cuadro desplegable Color de la pluma.
En la parte derecha podemos seleccionar las opciones Dibujar tabla o Borrador para crear nuevos bordes de tabla o borrarlos.



Color de relleno
Si quieres cambiar el color de fondo de la tabla sigue estos pasos:
Selecciona una celda o más y despliega el menú Sombreado de la pestaña Diseño.
De la lista desplegable selecciona el color que más te guste, en el caso de no encontrarlo pulsa en Más colores de relleno... y elige el que te guste, después pulsa Aceptar.
Puedes hacer que no tenga color de relleno seleccionando la opción Sin relleno.
-Selecciona cualquiera de las otras opciones para insertar Imágenes como fondo, Degradado o Texturas.



Combinar o dividir celdas
Combinar celdas
consiste en convertir 2 o más celdas en una sola por lo que dejará de haber borde de separación entre una celda y otra ya que serán una sola. Esto nos puede servir por ejemplo para utilizar la primera fila para escribir el título de la tabla. En este caso habría que combinar todas las celdas de la primera fila en una sola.
Mientras que dividir celdas consiste en partir en dos una celda.
- Para combinar celdas tienes que seleccionar las celdas que quieres combinar, después pulsa en el botón Combinar celdas de la pestaña Presentación.
- Para dividir una celda en dos elige la celda que quieres dividir y pulsa en el botón Dividir celdas.




TRABAJAR CON GRAFICOS

Los gráficos se utilizan muy a menudo en las presentaciones por su facilidad de esquematizar gran cantidad de información.
PowerPoint incluye muchos tipos de gráficos que más adelante podrás ver.

Insertar un gráfico
Para insertar un gráfico en una diapositiva únicamente tienes que pulsar en el botón Gráfico de la pestaña Insertar.
Se abrirá un cuadro de diálogo para que escojas el tipo de gráfico que quieres mostrar, selecciona uno y pulsa Aceptar.

En la lista de la izquierda selecciona el tipo de gráfico que te gusta, inmediatamente te aparecerán unos subtipos de gráficos en la zona de la derecha de la ventana que están relacionados con el tipo genérico que has elegido anteriormente.
Selecciona el gráfico que más te guste, pero te aconsejamos que si quieres que te sea de utilidad busca gráficos que permitan representar y captar la información fácilmente.
PowerPoint insertará el gráfico en la diapositiva y te mostrará la hoja de datos de ejemplo que contiene las cantidades que se representan en el gráfico.

Ten en cuenta que PowerPoint utiliza Excel para crear los gráficos, por lo que puedes utilizar todas sus características para su creación.
En la hoja de datos la primera columna que aparece es la que representa la leyenda, la primera fila (1er trim., 2do trim....) representa el eje X (horizontal) y las cantidades serán representadas en el eje Y.


Modificar el tipo de gráfico
Como podrás apreciar cuando estás trabajando con un gráfico en la barra de herramientas estándar aparecen nuevos botones como pueden ser estos que te mostramos y que iremos explicando a lo largo del tema.

Haciendo clic en el botón Editar datos se abrirá la ventana de Excel de nuevo para que puedas modificar los datos introducidos.
Utiliza las opciones de Diseño rápido para decidir con unos pocos clics aspectos relativos a tu gráfico. También puedes cambiar sus colores desde el desplegable Estilos de diseño.

Para modificar el tipo de gráfico hemos de hacer clic en el botón Cambiar tipo de gráfico de la pestaña Diseño, se abrirá de nuevo el cuadro de diálogo de selección de Gráfico y podrás cambiar su apariencia.


Opciones de diseño
Puede utilizar los botones de la sección Etiquetas de la pestaña Presentación para ocultar o mostrar etiquetas del gráfico, como por ejemplo la leyenda, el título, los rótulos de los ejes, etc...
Cuando tenemos la ventana de Excel abierta se nos activa una opción muy útil, Cambiar entre filas y columnas: Al utilizar esta opción permutamos las columnas por las filas.

Si quieres que en el gráfico aparezcan unas líneas horizontales y/o verticales para interpretar mejor los valores representados, pulsa en los botones de la sección Ejes de la pestaña Presentación.

Si quieres modificar el color o estilo de alguna de las series que componen el gráfico (una de las barras que se representan en el gráfico, el área del gráfico, etc.) primero selecciónala en la sección Selección actual o haciendo clic directamente sobre ella en el gráfico.
Luego aplica los cambios de color o de estilo que prefieras utilizando las opciones correspondientes.

NOTA:Para eliminar un gráfico haz clic sobre él y pulsa SUPR.



TRABAJAR CON ORGANIGRAMAS



Agregar relaciones en el organigrama
Para añadir un ayudante tienes que situarte donde quieres insertar la nueva rama y después en la pestaña Diseño desplegar el menú Insertar Forma y seleccionar Agregar asistente.

Organizar los elementos de un diagrama
PowerPoint te permite modificar la posición de las ramas que dependen de un cuadro, por ejemplo le podemos decir que todos los cuadros que dependan del que tenemos seleccionado se sitúen a la izquierda, etc.
Para modificar el Diseño tienes que seleccionar el cuadro que quieras y después desplegar el menú Diseño de la pestaña Diseño.



DIBUJAR FORMAS

PowerPoint nos permite crear nuestros propios dibujos, partiendo de líneas o trazos, de figuras básicas o de formas predefinidas. A estas figuras, se les denomina Formas.

Dibujar una forma
Para dibujar una forma en nuestra presentación, debemos elegir el tipo de forma, desplegando el botón Formas en la pestaña Inicio o en la pestaña Insertar:

-La sección Líneas, nos permite dibujar líneas rectas, curvas, flechas.
Estas líneas también pueden ser conectores. Si acercamos un conector a otra forma, aparecen unos puntos rojos. Uniendo ahí el conector, este permanece unido aunque desplacemos la forma.
En Líneas también disponemos de las herramientas de dibujo forma libre y mano alzada.

-La última sección corresponde a los Botones de acción. Al insertar una de estas formas, podremos elegir, por ejemplo, que al pulsar sobre el botón vaya a una determinada diapositiva, o ejecute un programa.

-El resto de formas son formas prediseñadas, que aunque en un principio se insertan del mismo modo, al modificarlas veremos que algunas pueden tener propiedades diferentes.

Una vez seleccionada una forma, hacemos clic sobre ella. Después, hacemos clic sobre la parte del documento donde queremos que comience, y arrastramos sin soltar el botón hasta donde queremos que acabe.
No todas las formas se comportan así. Algunas, como las líneas, pueden crear una curva a cada clic, o que cada clic cree un vértice. Para finalizar el dibujo, habrá que hacer doble clic.

Modificar la forma
Cuando una forma está seleccionada, aparece rodeada por una serie de puntos, que nos permitirán modificar su forma:

-Los círculos en las esquinas del marco, nos permiten estirar la forma desde la esquina, mientras que los cuadraditos en el centro del marco permiten alargar o ensanchar la figura.
-Pulsando el círculo verde, y arrastrando hacia un lado u otro, rotaremos la figura.
-Moviendo el rombo amarillo, modificamos la figura, pero de forma independiente para cada tipo de forma. Por ejemplo, se puede agudizar la punta en alguna flecha o modificar la curvatura de la boca si incluimos una forma de cara.
Si la forma seleccionada está compuesta por varias formas, podemos modificarlas independientemente pulsando el icono Modificar puntos, en la pestaña Formato.
Esta opción no está disponible en formas que no sean libres (las que tienen el rombo amarillo), y para poder hacerlo, primero debemos pulsar en Convertir a forma libre.
Al Modificar los puntos, cada figura que compone la forma principal se rodeará de unos puntos negros que nos permitirán redimensionarla.

Texto en una forma
Para incluir texto en una forma, basta con escribir el texto con la forma seleccionada. Luego, lo trataremos como un cuadro de texto normal.

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